Gestión documental

Gestión documental

Gestión Documental y Archivos

Destinados a facilitar el cumplimiento de las obligaciones en temas de archivos a causa de los sujetos forzados de la Ley en la materia, y conceder certeza en la averiguación de la información que necesita el habitante. El Infoem ha diseñado un lugar en el cual tienen la posibilidad de consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley Gral. de Archivos.

De esa forma, la expectativa es que los sujetos forzados tengan en cuenta, como alusión, las ocupaciones que en temas de archivos se han realizado en el Infoem, destinados a colaborar a facilitar la entrada a la información pública y la custodia de datos particulares que obran en los archivos a los habitantes.

Objetivo

Disponer de un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimiento de obligaciones en temas de archivos, para que los sujetos forzados y los habitantes logren consultar las posiciones vigentes e institucionales en temas de archivos y llevar a cabo buenas prácticas.

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Gestión Documental

Integrar los recursos normativos involucrados con la administración documental y gestión de los archivos, destinados a cooperar a facilitar la entrada a la información pública y la defensa de datos individuales que obran en los archivos.

• Efectividad y eficiencia en la averiguación y recuperación de documentos y expedientes.
• Ingreso veloz y seguro a la información, disminuyendo los tiempos de averiguación de información y, por lo tanto, de contestación a demandas de información.
• Privilegiar el ejercicio de los derechos primordiales: derecho a la realidad, derecho a la información y derecho a la memoria.
• Privilegiar el ejercicio del Derecho de ingreso a la Información.
• Ahorro de precios, en cuanto a la reducción de espacios donde conservar la documentación.
• Identificación de los documentos con carácter histórico.
• Recepción y/o producción.
• Organización.
• Acceso y consulta.
• Conservación.
•  Valoración.
• Disposición documental.

¿Cuáles podrían ser las funcionalidades del archivo?

La administración documental tiene su hincapié en la idónea conservación y procedimiento de los documentos, tal, el documento es el puente, el modo, para lograr asegurar esa acción.

Dentro de las funcionalidades primordiales permanecen:

1. Conservar de forma óptima los documentos por medio del tiempo.
2. Conservar el orden y la categorización de la información, de manera lógica.
3. Proporcionar facilidad de averiguación y consulta.
4. Funcionar como centro activo, o sea, que posibilite la interacción entre la información nueva, con la mantenida en la época.

Sin embargo, ¿cómo se define el orden de los documentos al interior del archivo? Verás, todo es dependiente de su categorización y relevancia, es por esto que en la administración documental se manejan diversos tipos de documento, dichos son:

• Documento de Administración: Además, conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia e interacción con los trámites propios de las organizaciones, se mantienen en constante desplazamiento. Esta clase de documento tiende a manejarse al interior de la compañía en la que los documentos se mantienen en una época entre 1 a 15 años.
• Documento central: Además, categorizado como documento semiactivo, se caracteriza por mantener documentos de consulta no tan frecuente, empero que siguen manteniendo su vigencia y utilidad.
• Documento histórico: Enmarcado dentro del criterio de documento inactivo. Los documentos que se hallan aquí, son provenientes de los archivos centrales y de administración, debido a que han perdido utilidad para la ejecución de trámites. A pesar de esto, se conservan por su costo agregado a la indagación y a la solidificación de la cultura. O sea, en el documento histórico se almacenan los documentos que, aunque no sean consultados, su contenido funciona como base investigativa y de soporte.

De esta manera, el razonamiento de lo cual es y representa un documento, se desglosa en la utilización central que posibilita el desarrollo de la administración documental. Sin el trabajo de archivos, no se podría realizar la labor más relevante, la cual se resume en: clasificación.

La clasificación provee de orden, efectividad y eficiencia al desarrollo de los deberes propios del funcionamiento de la información y en la automatización de los procesos.